Werknemers lopen soms tegen obstakels aan bij het uitvoeren van een taak. Dit kan zich o.a. uiten in frustraties, onbedoelde fouten of langere doorlooptijd. Om alsnog de gewenste uitkomst te krijgen, wordt vaak aan bewustwording, training of motivatie gedacht. Maar de taak aanpassen, kan een veel effectievere interventie zijn.
Waarschijnlijk heb je dit in je privé leven al ervaren. Dat je een stomme taak goed probeerde uit te voeren door jezelf steeds te motiveren tot je de ingeving had: ‘Dit kan veel makkelijker!’. Een voorbeeld hiervan uit mijn eigen leven:
Als ik voor langere tijd naar het appartement van mijn vriend ga, wil ik mijn laptop meenemen. De laptop op mijn rug dragen of achterop de fiets doen, is geen optie. Gelukkig heb ik een losse fietstas die ik achterop kan klikken. Een prima oplossing, maar wel een beetje gedoe.
Slechts klein leed natuurlijk. En dat is ook hoe ik mezelf eerst motiveerde: ‘Kom op, niet zeuren, het is maar een klein beetje gedoe in ruil voor het grote gemak van je laptop daar hebben.’
Maar al snel merkte ik dat mijn motivatie strategie niet goed werkte. Ik begon namelijk te neigen naar minder lang afspreken zodat mijn laptop niet mee hoefde. En dat is niet wat ik wilde.
Tijd om de ‘taak’ aan te passen.
Één van de problematische stappen was het vastklikken van de fietstas, omdat hij niet goed past. Ik zou een andere fietstas kunnen kopen, maar dat wilde ik niet. En ik vond deze stap ook niet de vervelendste.
De stap die ik het vervelendst vond had te maken met plastic zakken. Even wat context: ik woon klein. Wanneer ik mijn fietstas niet buiten gebruik, hangt hij in de meterkast en berg ik mijn plastic zakken er in op.
Wanneer ik de fietstas wilde gebruiken, pakte ik alle plastic zakken eruit en gooide ik ze tijdelijk op de grond. Als ik langer weg was geweest, vond ik het vervelend om bij thuiskomst al die plastic zakken op de grond te zien liggen en ze direct te moeten opruimen of over het plastic te moeten glibberen.
Deze stap moest aangepast worden.
Één van de opties was om de plastic zakken ergens anders op te bergen. Uiteindelijk heb ik besloten om ze in de stoffen zak te doen die ook in de fietstas zat. Als ik de fietstas nu wil gebruiken, hoef ik alleen de stoffen zak eruit te tillen. Ik kan die zak dan ook direct ophangen op de plek van de fietstas.
Zo simpel, en zo heerlijk! Geen vloer vol plastic meer. Mijn frustratie is weg.
Ik heb ook profijt van de aanpassing als ik boodschappen ga doen op de fiets. En dat doe ik héél vaak.
Had ik dit maar eerder gedaan. Een makkelijke gedachte achteraf, maar die eerste stap, is niet te onderschatten. De stap van herkennen waar winst te behalen is.
Dit geldt ook voor taken binnen bedrijven. Het begint met het idee loslaten dat mensen gewoon meer moeite moeten doen, beter moeten opletten en niet moeten zeuren over kleine frustraties. En in plaats daarvan de vraag stellen: kan dit fundamenteel beter?
Gerelateerde blogposts
Ik post elke week. 🥳 Lees je mijn nieuwste posts liever op LinkedIn? Je bent van harte welkom om me daar te volgen. Klik hier om naar mijn LinkedIn profiel te gaan.